Datenschutzerklärung

Sprachcaffe Sprachschule GmbH, Frankfurt am Main

Wir freuen uns, dass Sie sich für unsere Angebote interessieren, und möchten Sie an dieser Stelle über die Erhebung, Verwendung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Sprachcaffe Sprachschule GmbH
Gartenstraße 6
60594 Frankfurt am Main
Telefon: +49 69 6109120
E-Mail: frankfurt@sprachcaffe.de
Geschäftsführer: Alberto Sarno, Marcello Sarno
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt am Main, HRB 40069

Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen oder Bedenken zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Simon Wismeth
Gartenstraße 6,
60594 Frankfurt am Main

Telefon: +49 69 61091234
E-Mail: privacy@sprachcaffe.com

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verwenden die von Ihnen mitgeteilten Daten, um die von Ihnen angeforderten Angebote und die mit Ihnen getroffenen Vereinbarungen zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (z. B. Newsletter, optionale Cookies)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - gesetzliche Verpflichtungen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigte Interessen (z. B. IT-Sicherheit, Direktwerbung an Bestandskunden)

Welche Daten erheben wir?

Wir erheben personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erbringung der angeforderten Leistungen erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere:

Stammdaten: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Vertragsdaten: gebuchte Leistungen, Reisedaten, Sprachniveau, ggf. Allergien oder Essenswünsche
Zahlungsdaten: erforderliche Angaben zur Abwicklung von Zahlungen
Bei Bildungsmaßnahmen zusätzlich: Angaben aus dem Bildungsgutschein, Daten zur Bundesagentur für Arbeit oder zum Jobcenter

Diese Daten werden bei Anforderung eines Angebots, einer Katalogbestellung, einer Newsletter-Anmeldung, einer Buchung oder einer Anfrage über unsere Kontaktformulare erhoben.

Weitergabe an Dritte und Leistungsträger

Wenn Sie eine Buchung bei Sprachcaffe vornehmen, geben wir Ihre Daten an die zur Vertragserfüllung notwendigen Leistungsträger weiter, insbesondere an:

Fluggesellschaften und Transportunternehmen
Sprachschulen im In- und Ausland
Gastfamilien und Unterkunftsanbieter
Versicherungen, Hotelbetreiber und Betreuer vor Ort
Konzerngesellschaften innerhalb der Sprachcaffe-Organisation
Versanddienstleister für die Zustellung von Dokumenten und Katalogen
Banken und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO werden eingehalten.

Datenverarbeitung im Rahmen geförderter Bildungsmaßnahmen (AZAV)

Sofern Sie an einer nach AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) zertifizierten Maßnahme teilnehmen und diese über einen Bildungsgutschein der Bundesagentur für Arbeit oder eines Jobcenters gefördert wird, gelten folgende Besonderheiten:

Wir verarbeiten Ihre Teilnehmerdaten zur Durchführung und Abrechnung der geförderten Maßnahme.
Wir übermitteln Anwesenheits-, Leistungs- und Abschlussdaten an die zuständige Bundesagentur für Arbeit bzw. das zuständige Jobcenter, soweit dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Im Rahmen von Audits durch die Fachkundige Stelle (Zertifizierer) sowie bei Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit kann Einsicht in Teilnehmerunterlagen genommen werden.
Die Aufbewahrung erfolgt entsprechend den Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit und den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit den Bestimmungen des SGB II und SGB III sowie der AZAV.

Einsatz von KI-Systemen (interne Nutzung)

Wir setzen KI-gestützte Werkzeuge ausschließlich intern durch unsere Mitarbeitenden ein, etwa zur Erstellung von Texten, zur Recherche, zur Übersetzung und zur Optimierung interner Arbeitsprozesse. Hierzu nutzen wir aktuell:

Claude.ai der Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA
Microsoft Copilot der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Kundinnen und Kunden in diesen KI-Systemen findet grundsätzlich nicht statt. Unsere Mitarbeitenden sind angewiesen, keine personenbezogenen oder vertraulichen Kundendaten in diese Tools einzugeben. Sollten in Einzelfällen dennoch personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Aufgabenerfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Bei der Nutzung von Claude.ai kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. Anthropic ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend werden Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO eingesetzt. Microsoft Copilot wird von einer Vertragspartei in der EU bereitgestellt; eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden und ist ebenfalls durch das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Anbieter:

Anthropic: www.anthropic.com/legal/privacy
Microsoft: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Bearbeitung Ihrer Anfragen und Buchungen

Wenn Sie uns eine Anfrage über unsere Kontaktformulare, per E-Mail oder telefonisch zukommen lassen oder eine Buchung vornehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Beratung und zur Vertragsabwicklung. Hierzu gehören Ihre Kontakt- und Stammdaten, der Inhalt und Verlauf Ihrer Anfragen, Beratungsnotizen sowie Ihre Buchungs- und Vertragshistorie.

Zur strukturierten Erfassung und Bearbeitung dieser Daten setzen wir ein Customer-Relationship-Management-System (derzeit Microsoft Dynamics 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) ein. Mit dem Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Datenverarbeitung erfolgt vorrangig in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union; eine ergänzende Verarbeitung in Drittländern (insbesondere USA) ist möglich und durch das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO abgesichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorsehen. Maßgeblich sind insbesondere die reise-, steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO). Daten, die im Rahmen geförderter Bildungsmaßnahmen verarbeitet werden, bewahren wir entsprechend den Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit auf.

Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@sprachcaffe.com.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Web: www.datenschutz.hessen.de

Cookies

Auf unserer Website setzen wir Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG) und einwilligungsbedürftigen Cookies (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG).

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner auf unserer Website oder über die Einstellungen Ihres Browsers anpassen. Informationen hierzu finden Sie unter www.cookiesandyou.com.

Google Dienste (Analytics, Ads, Maps)

Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, nutzen wir Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, insbesondere Google Analytics, Google Ads (mit Conversion-Tracking) und Google Maps. Hierbei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; diese ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Cookie-Banner widerrufen. Weitere Informationen: www.google.de/intl/de/policies/privacy.

Online-Chatservice

Auf unserer Website können Sie unseren Online-Chatservice in Echtzeit nutzen. Hierfür werden technische Cookies gesetzt, die eine Analyse der Nutzung ermöglichen. Eine Verknüpfung mit weiteren Informationen über Ihre Person findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Social-Media-Plug-ins

Auf unserer Website binden wir Inhalte sozialer Netzwerke (z. B. Facebook, Instagram der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland) ein. Die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Beim Aufruf einer entsprechenden Seite wird eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt; sind Sie dort eingeloggt, kann der Anbieter Ihren Besuch Ihrem Konto zuordnen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Meta unter www.facebook.com/policy.php.

Newsletter und E-Mail-Marketing

Wenn Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. Ihren Namen und Ihre Sprachpräferenz, um Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Angeboten zuzusenden. Zusätzlich erfassen wir, ob und wann Sie unsere Newsletter geöffnet und welche Links Sie angeklickt haben, um unsere Inhalte zu verbessern.

Für den Versand und die Auswertung unserer Newsletter setzen wir das oben genannte CRM-System Microsoft Dynamics 365 ein. Es gelten die in Abschnitt 8 beschriebenen Rahmenbedingungen (Auftragsverarbeitung, EU-Hosting, Drittlandtransfer-Garantien).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Dienstleistung erhalten haben, behalten wir uns vor, Ihnen gemäß § 7 Abs. 3 UWG Angebote zu ähnlichen Produkten zuzusenden. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmelde-Link in jeder E-Mail oder durch Nachricht an privacy@sprachcaffe.com abbestellen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund neuer Technologien, geänderter Rechtsprechung oder geänderter Rechtsgrundlagen erforderlich wird. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version.

Stand: November 2025